DigiLog Café: Case Study – So funktioniert Digitalisierung im Immobilienmanagement

Die Einführung von Computer-Aided-Facility-Management-Lösungen (CAFM) stellt Finanzinstitute vor erhebliche Herausforderungen. Im heutigen DigiLog Café konnten die Teilnehmenden am Beispiel eines erfolgreich abgeschlossenen Projekts in der Landessparkasse zu Oldenburg (LzO) Einblick in Best Practices gewinnen. P3N-Vorstand Frank Hummel erläuterte gemeinsam mit Sigrid Wendelken (Projektleiterin LzO) und Mike Peters (Seniorberater P3N AG) das Vorgehen bei der Implementierung eines CAFM bei der LzO.

Als Flächensparkasse mit mehr als 100 Standorten, suchte die LzO nach einer geeigneten Lösung für ein computergestütztes Facility-Management. P3N unterstützte sie in diesem Prozess. Besonders wichtig war den LzO-Entscheidern eine zentrale Dokumentation, die Erfüllung von Betreiberpflichten sowie die Anpassung von Facility-Management-Prozessen. Die Teilnehmenden des DigiLog Cafés legten in einem anregenden Austausch dar, dass sie sich ähnliche Vorteile von einer CAFM-Lösung erhoffen. Doch der Weg dorthin ist mit Aufwand verbunden und erfordert Durchhaltevermögen.

„Die Implementierung ist mit Herausforderungen verbunden“, erläutert Frank Hummel. „Seien es eine geringe Akzeptanz für CAFM insgesamt oder die Komplexität der Datenerhebung und Dokumentation – man muss geduldig und hartnäckig bleiben, um am Schluss die Früchte ernten zu können.“

Mit Unterstützung der P3N konnte die LzO diese Problembereiche erfolgreich umgehen.

So können beispielsweise die Mitarbeiter durch eine Tableterhebung via P3N-App „Process&Time“ frühzeitig eingebunden werden. Die Kosten- und Aufwandstreiber in den Arbeitsabläufen lassen sich so anonymisiert analysieren. Dies schafft Transparenz bezüglich der Prozesse, fördert aber auch die Mitarbeiterakzeptanz. Aus den gewonnenen Ergebnissen lassen sich dann Ziele und Prioritäten, auch für die CAFM-Einführung, ableiten.

Nach der Priorisierung der Prozesse begann in der LzO die Erstellung der Daten- und Berichtskonzeption. Dazu gehörte unter anderem die Erfassung von Flächen-, Vermietungs- oder Vertragsdaten. Dabei ist es unerlässlich festzulegen, wer die erforderlichen Daten beschafft und diese zukünftig pflegt – auch bei der LzO ein arbeitsintensiver, aber lohnender Prozess, wie sich Sigrid Wendelken erinnert.

Nach diesem vorbereitenden Organisationsprojekt erfolgte das Auswahlverfahren, in dem sich das Finanzinstitut für einen Lösungsanbieter entschied. Nach einer Kosten-Nutzen-basierten Entscheidung begann mit den ausgewähltem Anbieter die Umsetzungsphase.

Für die LzO hat sich der Weg mit der P3N gelohnt: „P3N hat für uns in diesem Prozess eine ganz wesentliche Rolle gespielt. Wir haben jemanden gebraucht, der uns sowohl inhaltlich als auch methodisch zur Seite stand,“ bilanziert Sigrid Wendelken und rät auch den Teilnehmern des DigiLog Cafés, sich kompetente Unterstützung bei der Implementierung von CAFM-Lösungen zu holen.

„Die Einführung von CAFM ist kein Selbstläufer. Der Prozess ist mit sehr viel Arbeit verbunden, doch aufgrund begrenzter Personalkapazitäten sollten Banken und Sparkassen diesen Schritt zu mehr Digitalisierung nicht scheuen. Ich kann das aus den Erfahrungen aus meiner Sparkassenzeit kritisch reflektieren.“, so Frank Hummel. Im Ergebnis überwiege der Nutzen den Zeit- und Kostenaufwand und zeige sich in einem positiven Return on Investment.´

Gerne unterstützen wir auch Sie bei der Digitalisierung Ihres Immobilienmanagements. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.