Im 2. Teil unserer Fachartikelserie zum Thema “Auditierung Bargeldlogistik” beschreiben wir die themenfokussierten Module einer Auditierung.

Teil 1 – Motivation und Nutzen einer Auditierung

Die Veränderungen im Bundesbankumfeld mit den einhergehenden Kostensteigerungen veranlassen die Kreditwirtschaft, ihre Bargeldlogistikprozesse eingehend zu prüfen.

Insbesondere können auch Ansätze zur Veränderung der internen Wertschöpfungstiefe (In- oder Outsourcing) ein Anlass sein, die damit verbundenen Auswirkungen unter Revisionsgesichtspunkten zu betrachten.

Sourcingentscheidungen aus der Vergangenheit werden unter den neuen Rahmenbedingungen genauso auf den Prüfstand gestellt, wie die technische Ausstattung der Filialen und die Preispolitik rund ums Bargeld.

Unter dem Eindruck dieser Entwicklungen erfolgte die Betrachtung der Bargeldlogistik bisher häufig aus Sicht der Organisationsabteilungen und/oder der Fachabteilungen in den einzelnen Häusern, oft auch unter Einbeziehung von P3N.

Eine Sichtweise stand dabei bisher nicht vordergründig im Fokus: Der Blickwinkel einer Revision auf die Bargeldlogistik.

Fragestellungen zu internen Kontrollsystemen, zu Regelungen im Anweisungswesen und zur Risikosteuerung werden geringer priorisiert und häufig nachgelagert bearbeitet.

Dies führt in der Praxis zu latenten und unbekannten Risiken und/oder zu Verzögerungen in der Umsetzung von Optimierungsmaßnahmen.

Die Beratungspraxis von P3N zeigt, dass mindestens genauso häufig wie die Effizienzsteigerung auch die Herstellung von Revisionssicherheit in allen Themen rund ums Bargeld Auslöser für Optimierungsprojekte sein könnten. Nur sind auf diesem Gebiet die Schwachstellen meist intransparent.

Mögliche Auditanlässe

Analog der üblichen Auditierungen in anderen bankfachlichen Themen (z.B. Wertpapiergeschäfte, IT) erweist sich in diesem Kontext eine systematische und dokumentierte Betrachtung auch im Bargeldbereich als sinnvoll.

Eine Auditierung der gesamten Bargeldlogistikthemen dient in erster Linie dem Aufzeigen von Schwachstellen und der Erkennung von Steuerungsdefiziten. Auf diese Weise können Handlungsbedarfe rechtzeitig vor Revisionsprüfungen aufgezeigt und umgesetzt werden.

Die P3N BERATUNGS GmbH erweitert deshalb ihr bisheriges Leistungsprofil der Organisationsberatung für die Bargeldlogistik um ein modulares Angebot “Auditierung der Bargeldlogistik”.

Dabei wird mit dem Blickwinkel einer Revision die Bargeldlogistik in einer Filial-Bank oder Sparkasse untersucht. Ziel ist es, mit dieser Dienstleistung zu bewerten, ob es in der Bank/Sparkasse Risiken gibt, auf welche zu reagieren bzw. denen vorzubeugen wäre (siehe MaRisk AT3).

Die Auditierung ist in fünf einzeln abrufbare Module untergliedert:

1. Dienstleistersteuerung in der Bargeldlogistik
2. Organisation und Informationstechnik (IT) in der Bargeldlogistik
3. Vertriebliche Bargeldlogistik – Bargeld als  Produkt
4. Kostenmanagement der Bargeldlogistik
5. Interne Steuerung und Einhaltung UVV-Kassen

Die bisherigen Ansprechpartner unserer Kunden, insbesondere die Organisatoren, werden sich fragen, ob P3N nun die “Fronten” wechselt? Nein, sicher nicht, weil wir in der fachlichen Organisationsberatung und ergänzender Auditierung im Sinne einer Qualitätssicherung keinen Widerspruch bzw. “Fronten” sehen. Die eigenen Erfahrungen aus unserer Sparkassenzeit haben uns gezeigt, dass man “Reaktionsstress” auf Revisionsberichte durch ein vorbeugendes Agieren mindern kann. Auch eine Revision wird in Arbeit befindliche Baustellen positiver bewerten als unbekannte “Schlaglöcher”. In diesem Sinne verstehen wir diese neue Dienstleistung als Nutzen für alle Betroffenen der Bargeldlogistik eines Kreditinstitutes. Inbesondere auch den Revisoren wollen wir mit unserem spezifischem Know-how helfen, die zunehmend komplexe Materie der Bargeldlogistik fachlich hochwertig prüfen und bewerten zu können.

Und: Wir setzen dafür einen ausgebildeten Revisor als fachverantwortlichen Mitarbeiter ein. Weiterhin werden wir uns im Rahmen unserer Mitgliedschaft in der Deutschen Gesellschaft für Qualität (DGQ) e.V. aktiv mit den Methoden der Qualitätssicherung für unsere Themenfelder auseinandersetzen.

Teil 2 – Bausteine/Module der Auditierung

Um nun keine „Großbaustelle“ zu erzeugen, ist es durchaus sinnvoll, eine modular themenfokussierte Auditierung durchzuführen.

Eine mögliche Gliederung in Einzelthemen könnte folgendermaßen aussehen bzw. ist seitens P3N wie folgt projektiert:

Module und Themen der Auditierung

Welche Fragen werden in den einzelnen Modulen beantwortet?

Dienstleistersteuerung in der Bargeldlogistik

In diesem Modul wird die Beziehung zum Wertdienstleister für die Bargeldlogistik beleuchtet. Es wird z. B. untersucht, ob mit dem Wertdienstleister Service Level vereinbart sind und ob diese in der Praxis auch eingehalten und ausgewertet werden. Weiterhin wird geprüft, ob eine aktive Steuerung und Überwachung des WDL durch die Bank oder Sparkasse vorgenommen wird.

Insbesondere bei einem hohen Outsourcinggrad ist dieser Teilbereich wesentlich.

Organisation und IT

Dieses Modul untersucht, wie die Bargeldlogistik im Kreditinstitut prozessual verankert ist. Sind die Prozesse für die Bargeldlogistik per se angemessen und auch entsprechend im Anweisungswesen dokumentiert? Eine weitere wichtige Frage wird in diesem Modul beantwortet, nämlich: Wird die Bargeldversorgung in der Sparkasse/Bank als strategischer Prozess angesehen? Ist dies im Sinne einer hohen eigenen Wertschöpfungstiefe der Fall, dann sind dafür natürlich die Abwicklungs- und Steuerungsprozesse optimal zu gestalten. Schließlich wird eingeschätzt, ob die für die Bargeldlogistik eingesetzten IT-Anwendungen, z. B. eine Cashmanagement-Software, einem Qualitätssicherungsprozess bei der Einführung unterworfen wurden. In den Sparkassen ist dieser Prozess als “Programmeinsatzverfahren nach OPDV 1/2006″ hinlänglich bekannt.

Bargeld als Produkt

Das Modul beantwortet Fragen, ob das Thema Bargeld im Kreditinstitut als Produkt gesehen wird. Daraus ableitend ergeben sich Fragen zur Gestaltung von Konditionen/Sonderkonditionen, von Serviceversprechen ggü. Kunden, bis hin zum Thema Einhaltung Geldwäschegesetz. Auch die Organisation der Überwachung der Verfügbarkeit von SB-Geräten inkl. einer kundenorientierten Kommunikation bei Problemen zählt dazu.

Kostenmanagement

Die Bargeldlogistik erzeugt hohe Kosten. Ob diese Kosten in einer vernünftigen Relation zu den Erträgen der Bargeldlogistik stehen ist oft eine Frage der aktiven Kostensteuerung und der Kostentransparenz. In diesem Prüfungsmodul wird deshalb spezifisch die Kostensteuerung der gesamten Bargeldversorgung betrachtet. Dazu gehört, ob die Kosten für die Bargeldversorgung generell transparent sind und ob die Kostensteuerung über Kennzahlen (z. B. über eine CIR Bargeldlogistik) durch die Sparkasse/Bank vorgenommen wird.

Interne Steuerung

Ein weiteres Modul der Auditierung beschäftigt sich mit den Fragen der Einhaltung von gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Vorschriften. Hier wird geprüft, ob z. B. eine Risikoanalyse für die Bargeldlogistik vorhanden ist oder ob für den Notfall (z. B. Ausfall des WDL) die entsprechenden Maßnahmen getroffen worden sind. Weiterhin wird kritisch betrachtet, ob die Bestimmungen der UVV-Kassen, der Regelungen zur Geldwäsche und die Vorgaben der EZB (z. B. Framework) eingehalten werden.

Dieser Baustein ist insbesondere bei einem geringen Auslagerungsgrad, also einer vordergründig internen Bargeldlogistik, hilfreich. Im Kontext mit dem Baustein „Dienstleistersteuerung“ helfen diese beiden Module eine Positionierung bzgl. KWG §25a (wesentliche/unwesentliche Auslagerung) zu finden.

Im letzten Teil unserer Fachartikelserie (ca. Mitte Mai) erläutern wir  unsere Vorgehensweise in der Auditierung. Sollten Sie vorab nähere Informationen wünschen, dann kontaktieren Sie uns direkt oder hier.

Im 2. Teil unserer Artikelserie beschreiben wir das grundsätzliche Vorgehen für eine nachhaltige Optimierung des Informationsmanagements. Haben Sie spezifische Erfahrungen damit oder wollen mit uns dazu diskutieren?

Sprechen Sie uns hier oder telefonisch an!

„Es schadet nichts, wenn Starke sich verstärken.“ (J.W. von Goethe)

Unter dieser Mission agiert die P3N BERATUNGs GmbH und erbringt ihre Dienstleistungen unter folgenden, von allen Mitarbeitern des Unternehmens akzeptierten und gelebten Leitsätzen:

1. Unser Verhalten gegenüber Kunden:

• Wir achten unsere Kunden mit ihren Bedürfnissen und Anforderungen und versuchen uns immer in deren Lage zu versetzen.
  Wir wollen unsere Kunden verstehen.

• Wir bieten nur Lösungen an, die dem Kunden Vorteile bringen. Sollte uns der Vorteil nicht ersichtlich sein, weisen wir den Kunden darauf hin und realisieren die Lösung bei ausdrücklichem Wunsch des Kunden dennoch qualitätsgerecht.
  Wir wollen das Vertrauen unserer Kunden dauerhaft erhalten.

• Wir kommunizieren offen und ehrlich mit unseren Kunden. Das persönliche Gespräch ist dem Mailverkehr vorzuziehen, Mails unterstützen die Kommunikation für schnelle Sachinformationen/Protokollierungen.
  Wir wollen unseren Kunden persönlich und direkt betreuen.

2. Unser Verhalten gegenüber Partnern:

• Wir achten unsere Partner als wichtigen Bestandteil des Netzwerkes und stellen diesen unser Wissen und unsere Erfahrungen uneingeschränkt zur Verfügung.
  Wir wollen die Intelligenz und den Nutzwert des Partnernetzwerkes stärken.

• Wir stellen neue Ideen/Lösungsvorschläge offen zur Diskussion um Feedback dazu zu erhalten. Ebenso geben wir den Partnern ehrliches und offenes Feedback zu deren Lösungsportfolio.
  Wir wollen eine offene Diskussions- und Lösungsfindungskultur im Netzwerk befördern.

3. Unser Verhalten intern:

• Wir gehen über alle Ebenen des Unternehmens (Gesellschafter, Führung, Mitarbeiter) jederzeit offen und ehrlich miteinander um. Dabei legen wir Wert auf eine sachliche Kommunikation. Emotionen ohne persönliche Angriffe auf den Einzelnen sind dabei durchaus erwünscht.
  Wir wollen eine angstfreie, an den Zielen des Unternehmens orientierte Unternehmenskultur leben.

• Wir vereinbaren nur realistische Termine und halten diese auch unbedingt ein. Dies gilt intern ebenso wie für Partner- und Kundentermine. Bei Verhinderungen sind die Betroffenen vorher rechtzeitig zu informieren.
  Wir wollen eine 100%ige Termintreue erreichen.

• Wir wollen die persönlichen/privaten Belange des Einzelnen achten und beachten. Dazu ist es notwendig, sich gegenseitig in schwierigen Situationen zu helfen und eigene Interessen zurück zu stellen.
  Wir wollen uns gegenseitig unterstützen

• Wir müssen durch die zunehmende Überlagerung von beruflichem und privatem Umfeld ausreichenden Ausgleich für Stress und Belastungen gewährleisten. Deshalb ist es gewünscht, darüber offen zu sprechen und entsprechende Lösungen zu suchen.
  Wir wollen ein ausgeglichenes und Leistung förderndes Umfeld gestalten.

Die Geschäftsführer/Gesellschafter