Im Rahmen eines Projektes mit dem Sparkassenverband Schleswig-Holstein (SGVSH) unterstützt P3N die ascopert GmbH aus Rendsburg bei der betriebswirtschaftlichen Bewertung möglicher Lösungsansätze zur Minderung der Risiken in der Bargeldlogistik. Siehe auch: http://www.ascopert.de/index.php/nachrichtenleser/items/sgvsh-startet-bargeldlogistikprojekt.html

 

Im letzten Abschnitt (Teil 4) zeigen wir auf, wie CashEDI systematisch und zielorientiert von der Planung über die Konzeption und Implementierung in Banken eingeführt werden kann. Sprechen Sie uns an, wenn es auch für Sie ein Thema ist.

Damit beenden wir unsere Serie “CashEDI” und hoffen damit etwas zur “Aufklärung” dieses Themas beigetragen zu haben.

Gern interessiert uns Ihr Feedback zu diesem oder den bisherigen Artikeln. Wir greifen auch gern Ihre Vorschläge für neue Themen auf …

Anfang Mai beginnen wir eine neue Serie und beschäftigen uns mit einem Unterstützungswerkzeug für die interne Kommunikation und Prozessunterstützung – Microsoft Sharepoint.

P3N präsentierte in einer gemeinsam mit der Finanz Informatik und der SSG Lange&Partner AG organisierten Veranstaltung am 16.03. vor 130 Teilnehmern aus 90 Sparkassen die Ergebnisse des DSGV-Projektes “Bargeldlogistik im Verbund”. In 3 Vorträgen vermittelten Frank Hummel, Thomas Birnstein und Andreas Nikoleit einen Überblick über die gesamte Palette potenzieller Optimierungsmöglichkeiten der Bargeldlogistik. Die Finanz Informatik und SSG stellten Neuerungen und Entwicklungen der Cashmanagement Software “Cashmanagement Comfort” vor.

Haben Sie Interesse an einer individuellen Diskussion zu Themen wie Bargeld als Produkt, Cashrecycling unter Einbeziehung von Firmenkunden/Handel, Prozessoptimierung oder Aufbau eines Kennzahlensteuerungssystems für Ihr Haus? Dann sprechen Sie uns an, direkt per Telefon oder hier. Wir stehen mit unserer praxiserfahrenen Mannschaft bereit.

Einige Impressionen der Veranstaltung:

Am 16. März findet in Frankfurt/Main eine Informationsveranstaltung Bargeldlogistik der Finanz Informatik gemeinsam mit P3N, SSG Lange&Partner sowie planfocus München statt. In dieser Veranstaltung wird P3N eine Zusammenfassung der DSGV-Projektergebnisse vorstellen, Optimierungsansätze in der Bargeldlogistik erläutern und auf Benchmarking-Ansätze eingehen. Weitere Vorträge der F-I, SSG und planfocus stellen Neuerungen und Funktionserweiterungen der Cashmanagement-Software CM Comfort vor.

Wir beginnen mit unserer neuen Artikelserie “CashEDI- eBusines hält Einzug in Banken und Sparkassen”. Im Teil 1 stellen wir Ihnen vor, was CashEDI ist und wie die Grundlagen für die Nutzung des Verfahrens gestaltet sind.

CashEDI – eBusiness hält Einzug in Banken und Sparkassen

Mit CashEDI halten eBusiness-Standards Einzug in die Kreditwirtschaft. Das seit 2006 eingeführte Fachverfahren CashEDI der Deutschen Bundesbank zur elektronisch unterstützten Geschäftsabwicklung im Barzahlungsverkehr wird 2013 Pflicht für alle Kreditinstitute. Trotz dieser Deadline und der Erhöhung der Entgelte durch die Deutsche Bundesbank für Nicht-CashEDI-Bestellungen im November 2009 konnte sich dieses Fachverfahren in der deutschen Kreditwirtschaft noch nicht endgültig durchsetzen.

Was sind hierfür die Gründe? Welchen Nutzen kann ein Kreditinstitut aus CashEDI ziehen?

Mit diesen Fragestellungen beschäftigen wir uns in den folgenden vier Fachartikeln. Wir wollen Transparenz herstellen, Anwendungsfelder aufzeigen und den Mehrwert benennen.

Teil 1 – Was ist eigentlich „CashEDI“?

CashEDI steht für Cash Electronic Data Interchange. CashEDI ist demnach ein Verfahren zum asynchronen, vollautomatischen Versand von strukturierten Nachrichten hinsichtlich des Bargeldzahlungsverkehrs zwischen Kreditinstituten, Wertdienstleistern und Handelsunternehmen auf der einen Seite und der Deutschen Bundesbank auf der anderen Seite.

Die Grundlagen bilden dabei die eindeutige Identifikation jedes Verfahrensteilnehmers inklusive seiner Filialen, die eindeutige Identifizierung der bestellten und eingezahlten Gelder und die eindeutige Identifizierung der Werttransportbehältnisse (Safebag, P-Behälter, Normcontainer).

Um diesen Anforderungen nach strukturierten Informationen und einer internationalen Nutzung gerecht zu werden, setzt CashEDI auf bewährte, internationale Standards der Logistikbranche, die GS1-Standards. Und das wirft bei den meisten Verantwortlichen in den Kreditinstituten schon die erste Frage auf. Was sind eigentlich GS1-Standards?

Die Identifikation der Verfahrensteilnehmer inklusive ihrer Filialen erfolgt durch eine sogenannte Global Location Number, kurz GLN. Diese bildet die Basis für die weitere Nummernsystematik. Die GLN wird von GS1 in zwei Typen vergeben. Typ1 dient der ausschließlichen Identifizierung eines einzelnen Standortes. Mit diesem GLN-Typ können keine weiteren Niederlassungen identifiziert werden und es können nur Bestellungen abgesetzt werden. Für einen Versand ist die GLN-Typ1 nicht geeignet.

Die GLN-Typ2 gibt es mit einer unterschiedlichen Anzahl von Basisnummern. Mit der GLN-Typ2 können sowohl Niederlassungen oder Filialen als auch einzelne SB-Geräte identifiziert werden. Zusätzlich können aus einer GLN-Typ2 sogenannte Nummern der Versandeinheit, kurz NVE gebildet werden. Mit Hilfe dieser NVE können nun Versandbehältnisse, wie Safebags, Normcontainer oder P-Behälter eindeutig identifiziert werden.

Für Hersteller und Lieferanten ist die Global Trade Item Number für die Identifikation der einzelnen Artikel von großer Bedeutung.

Um also am CashEDI Fachverfahren der Deutschen Bundesbank teilzunehmen, benötigen die Kreditinstitute zwingend eine GLN. Da in der Regel jedes Kreditinstitut Bargeld bei der Deutschen Bundesbank einzahlt und somit einen Lieferschein mit einer NVE erstellen muss, wird eine GLN-Typ2 benötigt.

Zur Sicherstellung der Weiterentwicklung der GS1-Standards und zur Gewährleistung der Eindeutigkeit in der Zuordnung berechnet GS1 Germany je nach Typ und Ausgestaltung der GLN eine einmalige Gebühr und laufende Lizenzkosten.

Für Banken und Sparkassen richtet sich die Höhe der Lizenzkosten im Gegensatz zu Handel/Industrie nach der Anzahl der Filialen.

Ein großer Nutzen von CashEDI ist die Trennung des Geldflusses vom Informationsfluss.

Quelle: Deutsche Bundesbank

1.     webEDI

Über den Extranet-Zugang der Deutschen Bundesbank können die Kreditinstitute Bargeldbestellungen und geplante Einzahlungen bei der Deutschen Bundesbank erfassen.

Sammeleinzahlungen, gemischte Einzahlungen von Münzen und Banknoten und die Bildung von Unterverpackungen sind nicht möglich.
Ebenso ist die Verfolgbarkeit von Einzahlungen nur bedingt bzw. nur passiv möglich.

2.     Filetransfer

Die Teilnahme erfolgt über eine zusätzliche Softwarelösung. Hierbei können ohne Medienbrüche Bargeldbestellungen, Einzahlungsavise und Statusmeldungen per Dateiaustausch mit der Deutschen Bundesbank ausgetauscht werden. Umfangreiche Statusmeldungen werden automatisiert durch die Deutsche Bundesbank an die Drittlösung weitergegeben.

Es gibt keine Einschränkungen bei der Abbildung von Leistungen.

Für die Teilnahme am CashEDI-Fachverfahren sind folgende Voraussetzungen zu erfüllen:

1.     Beantragung einer Bargeldmanagementsystem-Nummer (BMS-Nummer)

2.     Definition der internen Prozesse

3.     Festlegung der benötigten Basisnummern für die GLN Typ 2

4.     Beantragung einer GLN Typ 2 bei GS1

5.     Entscheidung über den Zugang (webEDI oder Filetransfer)

6.     Beantragung CashEDI-Zugang

7.     Umsetzung

Teil 2 – Die Global Location Number – Der Schlüssel zum Erfolg

Im ersten Teil unserer Fachartikelreihe haben wir festgestellt dass Kreditinstitute eine GLN Typ 2 für die Teilnahme am Fachverfahren CashEDI der Deutschen Bundesbank benötigen.

Die GLN Typ 2 besteht aus einer Basisnummer, einem individuellen Nummernteil und einer Prüfziffer. Grundsätzlich wird von GS1 die GLN Typ 2 mit einer 7-, 8- oder 9-stelligen Basisnummer angeboten.

Je größer die Anzahl der Stellen der Basisnummer ist, um so weniger individuelle Nummern können vergeben werden und um so weniger Lokationen können eindeutig identifiziert werden.

Die GLN für die zu identifizierenden Lokationen können durch die Sparkasse oder die Bank über den individuellen Nummernteil vergeben werden. Damit können Kreditinstitute selbständig die Systematik innerhalb des individuellen Nummernblocks definieren.

Auf der einen Seite ist dies Ausdruck für eine sehr hohe Flexibilität, auf der anderen Seite stellt es aber den Nutzer auch vor neue Herausforderungen.

Die  Kreditinstitute müssen sich deshalb vor dem Einsatz von CashEDI folgende Fragen stellen:

• Was ist eine Lokation?
• Welche zukünftigen Nutzungsmöglichkeiten sind denkbar?
• Welche Zusammenhänge bestehen zwischen den Lokationen?

Was ist eine Lokation?

Auf diese Frage wird i.d.R. meistens mit „Natürlich unsere Geschäftsstellen!“ geantwortet.

Vor einer endgültigen Antwort müssen aber unbedingt die Prozesse beachtet werden.

Natürlich ist jede Geschäftsstelle eine Lokation. Aber je nach Ausprägung der Bargeldlogistikprozesse können auch SB-Cashpoints oder sogar die Kassetten der SB-Cashpoints Lokationen darstellen.

Neben dieser Betrachtung der Prozesse kann der Blick auch auf die Kunden der Kreditinstitute gerichtet werden. Insbesondere wird es interessant, wenn das Institut einen Münzgeldpool bereitstellt oder über Kooperationen, z.B. mit Tankstellen, an weiteren Standorten Cashpoints betreibt.

Allein diese Sicht auf die Bargeldlogistik zeigt die Spannbreite für die Anzahl der benötigten individuellen Nummern innerhalb einer GLN Typ 2 auf. Die nachstehende Grafik belegt dies exemplarisch.

Welche zukünftigen Nutzungsmöglichkeiten sind denkbar?

Die Lizenzkosten für die GLN Typ 2 richten sich im Bereich der Geschäftsbanken nach der Anzahl der Filialen. Diese Lizenzkosten, umgelegt auf die einzelne Transaktion, bilden die Basis für eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung.

Je nach Ausgestaltung der Bargeldlogistikprozesse (siehe Varianten A bis C) kann somit der Aufwand für eine GLN Typ 2 je Transaktion stark schwanken.

Da ab 2013 kein Weg an CashEDI vorbei führt, muss sich frühzeitig die Frage nach weiteren Einsatzmöglichkeiten gestellt werden.

Eine mögliche und sinnvolle Anwendung ist aus unserer Sicht im Gebäudemanagement gegeben.

Was spricht gegen eine Identifikation der genutzten Immobilien und deren Räume über eine GLN?

Über diese Nummernsystematik können zudem auch die Inventargüter identifiziert werden und den Räumen/Gebäuden über eine GLN zugeordnet werden.

Dies eröffnet neue Horizonte für die Inventarisierung. Mittels RFID-Chip wird automatisch  jede Standortveränderung von Inventargütern registriert – ein Traum für jeden Inventurbeauftragten.

Ein weiterer interessanter Ansatz liegt im Datenaustausch. So könnte beispielsweise durch eine Identifizierung von Kostenstellen mittels GLN die gesamte Bürobedarfsversorgung inkl. Rechnungslegung automatisiert werden.

Weitere Überlegungen für Einsatzszenarien gehen in die Richtung Dokumentenmanagement/physische Archivierung.

Allein aus diesen wenigen und nur angedeuteten Ansätzen wird schnell deutlich, dass sich zukünftig der Bedarf an GLN vervielfachen kann.

Unter diesen Gesichtspunkten ist auch die Antwort, was eigentlich eine Lokation ist, nochmals zu hinterfragen.

Je mehr Einsatzfelder für die GLN identifiziert werden, um so geringer werden die anteiligen Aufwendungen je Transaktion. Im Gegensatz zum Handel kann somit auf Basis fixer Kosten ein höchstmöglicher Mehrwert generiert werden.

Welche Zusammenhänge bestehen zwischen den Lokationen?

Es ist sinnvoll den Zusammenhang zwischen den Lokationen auch in der Bildung der GLN zu berücksichtigen. Hierzu sind diese Zusammenhänge zu definieren, zu verproben und die Grundregeln zur Bildung der GLN zu definieren. Es ist innerhalb des Kreditinstitutes sicherzustellen, das jede GLN nur einmal vergeben ist.

Es bietet sich beispielsweise an, aus einem Raum den Standort ablesen zu können. Genauso kann es sinnvoll sein, aus der GLN eines SB-Cashpoints den Standort und den Raum erkennen zu können.

Fazit

Mit der Auseinandersetzung der hier aufgeworfenen Fragestellungen wird die Konfiguration der GLN Typ 2 festgelegt und es kann darauf aufbauend bei der GS1 Germany GmbH die Beantragung erfolgen.

Gleichzeitig wird mit der Identifikation weiterer Einsatzmöglichkeiten der Aufwand je Transaktion reduziert und die Basis für Kosteneinsparungen in den internen Prozessen gelegt.

Teil 3 – Technische Umsetzung von CashEDI

Bereits im ersten Teil unserer Fachartikelreihe haben wir die beiden grundlegenden technischen Möglichkeiten zur Teilnahme am CashEDI Fachverfahren der Deutschen Bundesbank benannt:

• webEDI und
• Filetransfer

Bevor es jedoch an die konkrete Auswahl einer Lösung gehen kann, müssen sich die Kreditinstitute über ihre Anforderungen im Klaren werden. Hierbei unterscheiden wir nach organisatorischen und nach funktionalen Anforderungen.

Organisatorische Anforderungen

Bei der Definition dieser Anforderungskriterien spielt die Prozessunterstützung eine wichtige Rolle. Unter anderem ist dabei die Frage nach dezentraler oder zentraler Bestellung der einzelnen Filialen bei der Deutschen Bundesbank näher zu beleuchten. Im gleichen Atemzug muss analysiert werden, welche Güter, außer Bargeld, zusätzlich durch die Filialen bestellt und abgeliefert werden können und wer die Informationsempfänger sind. Hier kann es durchaus dazu kommen, dass neben der Deutschen Bundesbank noch weitere Informationsempfänger auftreten.

Des Weiteren sollte ein wichtiges Ziel bei der CashEDI-Einführung die Vermeidung von Medienbrüchen und Datenredundanzen sein. Es ist durchaus möglich, dass die geliebte Lotus Notes Datenbank für die Geldbestellungen mit der CashEDI-Einführung ausgedient hat.

Funktionale Anforderungen

Unter diese Kategorie fallen Anforderungen an die Art und Weise der Informationsweiterleitung. Dabei müssen sich die Kreditinstitute die Frage stellen, ob sie das Maximum an Informationen, welche durch CashEDI bereitgestellt werden können, auch nutzen wollen und ob sie eher aktiv als passiv informiert werden wollen.

Auf Basis dieser Vorarbeiten sollten dann die Ziele und Anforderungen erfasst und gewichtet werden. Hierfür bietet sich als Methode die Zielpräferenzmatrix an. Das Ergebnis aus dieser Ziel-/Anforderungsdefinition bildet dann die Grundlage für eine Nutzwertanalyse der Varianten für die Teilnahme am Fachverfahren CashEDI der Deutschen Bundesbank.

In der nachfolgenden Tabelle sind die wesentlichsten funktionalen Unterschiede beider Verfahrensweisen aufgelistet:

Wir empfehlen unseren Kunden, im ersten Schritt anhand der organisatorischen und funktionalen Anforderungen zwischen webEDI und Filetransfer zu entscheiden. Bei einer Entscheidung zu Gunsten von Filetransfer wird hierfür eine zusätzliche Softwarelösung benötigt. Die in Frage kommenden Softwarelösungen müssen von der Deutschen Bundesbank freigegeben sein. Derzeit sind zwölf Lösungen durch die Deutsche Bundesbank für mindestens eine Funktion freigegeben (Stand 28.03.2011). Diese sind auf der Internetseite der Deutschen Bundesbank veröffentlicht.

Aufgrund der Vielzahl von Lösungen bietet es sich an, die in Frage kommende Software an Hand der definierten Ziele und Anforderungen im Bereich der Prozessunterstützung zu testen und mittels einer Nutzwertanalyse zu bewerten. Über eine darauf aufsetzende Kosten-Nutzen-Analyse kann dann die wirtschaftlichste Lösung identifiziert werden.

Fazit

Auch bei der technischen Umsetzung muss im Vorfeld klar sein, welche Ziele verfolgt werden und welche Anforderungen sich daraus ableiten. Nur dann wird eine erfolgreiche, Kosten optimierende Umsetzung erreicht.

Teil 4 – Wie kann die P3N BERATUNGs GmbH unterstützen?

Der aufmerksame Leser der ersten drei Teile wird festgestellt haben, dass die richtige Einführung von CashEDI eine hohe Komplexität aufweist und das im Vorfeld eine ganze Reihe von Fragen zu beantworten sind.

Die P3N BERATUNGs GmbH unterstützt Kreditinstitute bei der systematischen Auseinandersetzung mit diesem Thema durch ein mehrstufiges Vorgehensmodell.

Zieldefinition

Am Anfang steht dabei die Definition der Zielstellungen der Bank oder Sparkasse.

Für eine umfassende Zielfindung stellt P3N im Rahmen eines Zielfindungsworkshops zunächst das Fachverfahren CashEDI vor und präsentiert weitere Anwendungsgebiete innerhalb eines Bankbetriebes. Damit wird die Grundlage für eine Diskussion über weitere Anwendungsgebiete gelegt.

Im weiteren Verlauf werden dann die Ziele, geclustert nach den Balanced Scorecard Perspektiven „Kunde“, „Finanzen“, „Prozesse“ und „Potenziale“, erarbeitet. Dabei wird insbesondere das Augenmerk auf die klassischen Zieleigenschaften, wie z. B. Messbarkeit und Realisierbarkeit gelegt.

Im nächsten Schritt erfolgt dann die gemeinsame Gewichtung der Ziele als Vorbereitung einer späteren Nutzwertanalyse.

Prozesserhebung

In der nächsten Stufe erfolgt die Erhebung der Ist-Prozesse des Auftragsmanagements in der Bargeldlogistik. Hierzu werden durch die erfahrenen P3N-Berater mit standardisierten Checklisten die vorhandenen Arbeitsanweisungen unter qualitativen und quantitativen Gesichtspunkten analysiert und offene Fragen mittels strukturierter Interviews geklärt.

Dadurch ergibt sich ein ganzheitliches Bild über die Bargeldlogistik in der Bank oder Sparkasse, welches je nach Kundenwunsch auch mittels geeigneter Kennzahlen untermauert werden kann.

Konzeption

Nachdem die Ziele bekannt und die Prozesse transparent sind, erfolgt nun die Prozessoptimierung.

Hierzu werden zunächst die Prozesse des Auftragsmanagements unter Beachtung der definierten Ziele neu modelliert. Die P3N BERATUNGs GmbH verwendet für diesen Schritt den ibo Process Designer.

Aus den so erarbeiteten Soll-Prozessen ergeben sich die Anforderungen und Leistungsmerkmale an die softwareseitige Umsetzung von CashEDI und es kann entschieden werden, ob webEDI oder besser die File-Transfer-Variante erforderlich ist.

Bei Favorisierung des CashEDI-Zugangs über File-Transfer recherchiert P3N mögliche Lösung unter Einbezug der definierten Anforderungen und der Schnittstellen des beauftragten Wertdienstleisters.

In einem prozessorientierten Auswahlverfahren können dann die Anbieter ihre Lösungen präsentieren und es erfolgt eine Bewertung unter dem Aspekt der Erreichung der definierten Ziele.

Neben der funktionalen Betrachtung wird durch P3N auf Basis der identifizierten weiteren Anwendungsfelder und der definierten Ziele die GLN Typ 2 konfiguriert und die Zuordnung der GLN zu den einzelnen Lokationen konzipiert.

Umsetzung

Nach erfolgter Konzeption und Entscheidung für die softwareseitige Umsetzung von CashEDI geht es nun an die Implementierung.

P3N kann dabei von der Dokumentation der neuen Arbeitsanweisungen bis zur gesamten Projektkoordination in verschiedenen Ausbaustufen die Umsetzung praxisorientiert begleiten. Dabei profitieren Banken und Sparkassen von der langjährigen Erfahrung im Bankenumfeld und der Neutralität von P3N.

Gerne geben wir Ihnen mehr Informationen – sprechen Sie uns an.